Mudanças em documentos fiscais, regras de transporte e novas exigências tributárias levam empresas a revisar sistemas, processos, formação de preços e contratos antes de 2027
A Reforma Tributária começa a deixar de ser uma discussão restrita ao planejamento fiscal e já produz efeitos na rotina das empresas de transporte. Com 40 anos de experiência no desenvolvimento de sistemas para o setor, a Vilesoft identificou um aumento na demanda de suporte relacionada às operações de transporte em 2026. Em junho, foram 162,7 horas dedicadas a esses temas, contra 39,8 horas em maio. No mesmo período, os chamados relacionados a CT-e cresceram 183,3% e os de MDF-e, 119%.
O movimento ocorreu em um período de forte concentração de mudanças regulatórias. Além das adequações relacionadas à Reforma Tributária, junho foi marcado pela entrada em vigor do CIOT para todos e por novas regras estaduais de CT-e e MDF-e em Minas Gerais. A partir da experiência da Vilesoft no atendimento a transportadoras, a empresa identifica uma forte correlação entre o aumento da complexidade regulatória e a demanda de suporte, sem atribuir a alta exclusivamente à Reforma.
Entre as demandas registradas estão dúvidas sobre base de cálculo de IBS e CBS, parametrização dos novos tributos e emissão de CT-e com as informações da Reforma. A adaptação também envolve leiautes, campos, regras de validação, cadastros, integrações e versões dos sistemas.
“A adequação dos documentos fiscais não se resume à emissão. Os sistemas precisam tratar as novas informações tributárias, realizar os cálculos correspondentes e manter a consistência dos dados ao longo de toda a cadeia”, afirma Flávio Henrique Fonseca de Andrade, diretor de tecnologia da Vilesoft.
Impacto chega à formação do frete
A experiência da Vilesoft com a operação das transportadoras também aponta para um impacto que vai além da tecnologia: a formação do preço do frete. O efeito da Reforma não será uniforme e dependerá do regime tributário, perfil dos clientes, tipo de operação, estrutura de custos e possibilidade de aproveitamento de créditos.
Para a empresa, as transportadoras precisarão entender como a nova dinâmica de créditos e débitos tributários interfere no resultado de cada operação, em vez de considerar apenas os valores históricos.
“A formação do preço do frete não pode considerar apenas o valor histórico praticado. Será necessário entender como a nova estrutura de créditos e débitos tributários altera o resultado efetivo de cada operação”, explica Roger Maia, fundador e CEO da Vilesoft.
O aproveitamento de créditos de IBS e CBS também pode mudar a maneira como as empresas analisam seus custos. Dependendo das regras aplicáveis, despesas e insumos poderão ter uma dimensão tributária além do impacto operacional, exigindo uma avaliação mais detalhada da estrutura de custos e da cadeia de fornecedores.
A mudança pode chegar ainda aos contratos entre transportadoras e embarcadores, com necessidade de revisão de preços, responsabilidades e critérios utilizados na composição do frete.
Tecnologia ganha papel estratégico
A preparação tecnológica ganha importância diante da sequência de alterações técnicas ao longo de 2026. Segundo o levantamento da Vilesoft, o ambiente do CT-e recebeu publicações e revisões técnicas entre fevereiro e agosto, incluindo adequações relacionadas à Reforma Tributária. O processo exige ciclos de atualização, homologação, comunicação aos clientes e atendimento a novas dúvidas.
Na operação das transportadoras, um erro de cadastro ou parametrização pode repercutir na emissão do CT-e ou MDF-e e posteriormente na escrituração e na apuração tributária. Por isso, segundo a Vilesoft, a preparação precisa envolver não apenas o sistema, mas também os dados e processos que alimentam a operação.
Preparação antes de 2027
Para a Vilesoft, deixar a adaptação para a proximidade das próximas etapas aumenta o risco operacional.
“O maior risco é transformar uma mudança planejada em uma emergência operacional”, afirma Roger Maia. Segundo ele, problemas de cadastro, parametrização, integração ou processos identificados apenas perto da obrigatoriedade podem afetar a emissão dos documentos fiscais e gerar retrabalho.
A recomendação da empresa é aproveitar 2026 para avançar em três frentes: tecnologia, dados e simulação. Isso inclui manter os sistemas atualizados e testados, revisar cadastros e processos e simular os efeitos da nova estrutura sobre custos, créditos, preços e margens.
O cenário ganha ainda mais relevância em 2027, com a entrada efetiva da CBS e a extinção de PIS e Cofins. Para as transportadoras, a preparação antecipada permite distribuir os ajustes ao longo da transição e reduzir o risco de concentrar mudanças fiscais, tecnológicas e operacionais em um único momento.
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Vanessa Gabrielli
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